Tips Sukses dalam Rapat/Pertemuan

Pada posting kali ini saya ingin berbagi tentang Prosedur Rapat. Kita mungkin sudah sering menghadiri rapat/pertemuan, atau bahkan justru kita yang mengadakan rapat/pertemuan tersebut. Tapi bagi yang belum terbiasa mungkin masih perlu pengetahuan tentang prosedur rapat. Hal apa saja sih yang perlu dipersiapkan agar rapat bisa berjalan dengan lancar? Jawabannya silahkan simak posting berikut:

1. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/RapatMisalnya, tujuan pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.
 
2. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat
Persiapkanlah perlengkapan yang menunjang kelancaran proses rapat, misalnya papan tulis dan spidol, slide projector, LCD, laptop/komputer beserta perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis, dll. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan. (untuk kelengkapan disesuaikan dengan kebutuhan)

3. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat
Mempersiapkan ruangan sebaiknya dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta pertemuan/rapat. Pilih ruangan yang kondusif dan kapasitasnya sesuai dengan peserta rapat. Sesuaikan jumlah meja dan kursi dengan peserta rapat, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.

4. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat
Buatlah dafrar acara sebelum pertemuan/rapat dimulai, agar rapat berjalan terarah dan efisien. Daftar acara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar. Daftar acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.

5. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat
Buatlah daftar orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik, periksa dan pertimbangkan daftar orang-orang yang harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. Sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan pertemuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

6. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat
Persiapkan bahan pertemuan/rapat misalnya daftar acara atau agenda pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.

7. Mencatat Hasil Rapat
Catatlah hasil rapat oleh seorang notulen (walaupun masing-masing peserta menulis hasil rapat). Pilihlah notulen atau notulis yang mampu mencatat inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat.

8. Pendistribusian Hasil Rapat
Hasil rapat sebaiknya diketik dengan rapi, kemudian diperbanyak atau digandakan dan didistribusikan kepada peserta rapat atau bagian-bagian terkait yang menyangkut hasil rapat. Bagi peserta yang  tidak hadir sebaiknya juga perlu diinformasikan hasil rapat.

10. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat
Inilah tujuan akhir dari rapat ialah melaksanakan apa yang telah diputuskan dalam rapat. Tentukan seseorang untuk bertangunggjawab atau untuk menyelesaikan hasil rapat tersebut.Untuk rapat yang bersifat rutin atau periodik, cek dan mintalah pertanggungjawaban pada setiap bagian yang diberi amanah untuk menyelesaikan pada rapat mendatang.

Demikian kurang lebih prosedur (tahapan kegiatan yang harus dilakukan) agar rapat bisa berjalan dengan lancar, atau setidaknya bisa meminimalisir kekurangan-kekurangan dalam rapat/pertemuan. Mungkin  cukup untuk posting kali ini, semoga bermanfaat.