Tips Sukses dalam Rapat/Pertemuan

Pada posting kali ini saya ingin berbagi tentang Prosedur Rapat. Kita mungkin sudah sering menghadiri rapat/pertemuan, atau bahkan justru kita yang mengadakan rapat/pertemuan tersebut. Tapi bagi yang belum terbiasa mungkin masih perlu pengetahuan tentang prosedur rapat. Hal apa saja sih yang perlu dipersiapkan agar rapat bisa berjalan dengan lancar? Jawabannya silahkan simak posting berikut:

1. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/RapatMisalnya, tujuan pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.
 
2. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat
Persiapkanlah perlengkapan yang menunjang kelancaran proses rapat, misalnya papan tulis dan spidol, slide projector, LCD, laptop/komputer beserta perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis, dll. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan. (untuk kelengkapan disesuaikan dengan kebutuhan)

3. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat
Mempersiapkan ruangan sebaiknya dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta pertemuan/rapat. Pilih ruangan yang kondusif dan kapasitasnya sesuai dengan peserta rapat. Sesuaikan jumlah meja dan kursi dengan peserta rapat, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat.

4. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat
Buatlah dafrar acara sebelum pertemuan/rapat dimulai, agar rapat berjalan terarah dan efisien. Daftar acara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar. Daftar acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.

5. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat
Buatlah daftar orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik, periksa dan pertimbangkan daftar orang-orang yang harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. Sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan pertemuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

6. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat
Persiapkan bahan pertemuan/rapat misalnya daftar acara atau agenda pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.

7. Mencatat Hasil Rapat
Catatlah hasil rapat oleh seorang notulen (walaupun masing-masing peserta menulis hasil rapat). Pilihlah notulen atau notulis yang mampu mencatat inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat.

8. Pendistribusian Hasil Rapat
Hasil rapat sebaiknya diketik dengan rapi, kemudian diperbanyak atau digandakan dan didistribusikan kepada peserta rapat atau bagian-bagian terkait yang menyangkut hasil rapat. Bagi peserta yang  tidak hadir sebaiknya juga perlu diinformasikan hasil rapat.

10. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat
Inilah tujuan akhir dari rapat ialah melaksanakan apa yang telah diputuskan dalam rapat. Tentukan seseorang untuk bertangunggjawab atau untuk menyelesaikan hasil rapat tersebut.Untuk rapat yang bersifat rutin atau periodik, cek dan mintalah pertanggungjawaban pada setiap bagian yang diberi amanah untuk menyelesaikan pada rapat mendatang.

Demikian kurang lebih prosedur (tahapan kegiatan yang harus dilakukan) agar rapat bisa berjalan dengan lancar, atau setidaknya bisa meminimalisir kekurangan-kekurangan dalam rapat/pertemuan. Mungkin  cukup untuk posting kali ini, semoga bermanfaat.

Pengertian Korespondensi

Dalam Kamus Besari Bahasa Indonesia (KBBI), Korespondensi dapat diartikan sebagai "Perilah Surat-Menyurat", dengan demikian Korespondensi sebenarnya sama saja dengan ikhwal surat-menyurat.
Dalam Bahasa Inggris, Korespondensi atau Correspondence yaitu "the action or activity of writing letters" (Hornby, 1995: 261)
Dari kedua pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa korespondensi tuju menunjuk pada tindakan atau aktivitas menulis atau menyusun surat.

Pengertian Administrasi

Pada posting sebelumnya, saya telah menulis tentang "Pengertian Tata Usaha". Pada kesempatan kali ini saya ingin menulis tentang "Pengertian Administrasi".

Administrasi berasal dari bahasa latin, "ad" dan "ministrare". Ad berarti intensif, ministrare berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Administrasi berarti melayani secara intensif (Husaini Usman, 2006).
Menurut Simon (1987), Administrasi adalah seni untk menyelesaikan sesuatu. Kegiatan administrasi ditekankan pada proses dan metode untuk menjamin suatu tindakan yang tepat.

Administrasi dapat dipandang sebagai proses dan dapat pula dipandang sebagai tugas atau kewajiban.
Administrasi sebagai proses = Administrasi dalam arti luas. Administrasi sebagai proses kegiatan meliputi: perencanaan(1), pengorganisasian(2), pengarahan/kepemimpinan(3) dan pengawasan/pengendalian(4). Keempat komponen tersebut merupakan suatu sistem yang terpadu, yakni antara satu dengan lainnya saling berkaitan secara utuh. Artinya, perencanaan harus diorganisasikan, diarahkan, dan diawasi. Pengorganisasian juga harus direncanakan, diarahkan, dan kemudian di kendalikan. Begitu pula pengendalianpu harus direncanakan, diorganisasikan dan diarahkan. Oleh karena itu Administrasi sekolah merpkan kegiatan penyediaan, pengaturan dan pendayagunaan segenap sumber daya untuk mencapai tujuan.

diambil dari: berbagi sumber
(dengan sedikit pengeditan)

Pengertian Tata Usaha

PENGERTIAN TATA USAHA

Bagi para pembaca, sebelum kita lebih jauh membahas tetang "Tata Usaha", alangkah lebih baiknya kita harus mengetahui "Tata Usaha" itu sendiri. Apa sih "Tata Usaha" itu?
Saya yakin para pembaca sudah ada yang tahu, tapi tidak ada salahnya jika saya mencoba mengulasnya lagi.

"Tata Usaha" memiliki beberapa pengertian, tetapi semuanya hampir memiliki arti yang sama yang mengarah pada pengaturan tata menulis dan cata mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang "Tata Usaha".

TATA USAHA ADALAH

Ditinjau dari asal katanya: "Tata Usaha" terdiri dari kata "Tata" dan "Usaha", masing-masing memiliki perngetian: "Tata" adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan "Usaha" ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu maksud/tujuan.
Jadi menurut arti kata, "Tata Usaha" ialah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

dalam Kamus Bahasa Indonesia: "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan "penata usaha ialah" orang yang menyelenggarakan tata usaha.

The Liang Gie dalam buknya Administrasi Perkantoran Modern : "Tata Usaha" ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

dalam arti sempit, "Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keerangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan tersebut dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan suatu organisasi yang bersangkutan dan juga oleh siapa saja yang membutuhkannya.

Demikian kurang lebih mengenai pengertian "Tata Usaha", yang diambil dari beberapa sumber dengan sedikit pengeditan, tapi kurang-lebih pengertiannya sama. Semoga artikel ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.

Salam Sukses,
Penulis

Pendahuluan

Assalamu'alaikum Wr.Wb.
Segala puji hanya bagi Allah Rabb semesta alam, sholawat serta salam semoga selalu tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, kelurganya, sahabatnya dan orang-orang yang senantiasa selalu mengikuti ajarannya.
Alhamdulillah pada hari ini, minggu 27 Juni 2010 blog mengenai tata usaha telah terbit. Tapi mohon ma'af karena belum bisa memposting artikel terkait dunia tata usaha. Dalam halaman ini mungkin saya akan membatasi hanya untuk tata usaha sekolah pada khususnya. Tetapi semoga hari-hari mendatang, seiring dengan bertambahnya umur blog ini semoga bisa lebih banyak mengulas tentang dunia tata usaha yang lebih umum. Penulis berharap melalui halaman ini bisa berbagi materi untuk peningkatan tata usaha. Penulis menyadari halaman ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan di sana-sini, maka dari itu kritik atau saran yang bersifat membangun sangat penulis harapkan dari para pembaca. Karena penulis juga manusia biasa yang tak pernah luput dari kesalahan, dan kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT.
Wassalamu'alaikum Wr.Wb.